Prioritäten setzen meint normalerweise:

Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortieren. Man stellt sich also die Frage: Welche Aufgabe bringt mich meinem Ziel am nächsten? Was ist demnach am gerade am wichtigsten (oder manchmal am dringendsten)?

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Aber vielleicht ist es für dich gar nicht so einfach, diese Priorisierung vorzunehmen. Keine Sorge, das geht vielen so. Einfach so eine umfangreiche Liste nach A, B oder C-Aufgaben oder nach Wichtig oder Dringend zu unterscheiden und die ganze Liste dann in einem Schwupps mit roten, gelben oder grünen Textmarkern zu bearbeiten, fällt den meisten schwer.

Dass dir das Prioritäten setzen so schwer fällt, kann folgende Gründe haben:

Du hast kein definiertes Ziel 

Wie sollst du dann entscheiden, ob diese Aufgaben geeignet und zielführend für irgendwas ist. Ohne Ziel also generell keine Prioritäten. (Aber lies weiter – es gibt eine Lösung.)

Du denkst zu kurzfristig 

Eine Aufgabe schnell zu erledigen, kann eine gewisse Genugtuung bedeuten. Oder es gibt eine Aufgabe, für die du sofort ein Lob kassierst. Solche Aufgaben zu erledigen sind kurzfristig gut, bringen dich aber nicht auf die lange Instanz weiter. Ist ein wenig wie mit dem Spatz in der Hand statt der Taube auf dem Dach. Was ich habe, habe ich. Die langfristigen zielführenden Aufgaben können da schon mal dem kurzfristigen Erfolg weichen. Widerstehe der kurzfristigen “Belohnung”.

Du hast einfach zu viele Optionen

Du arbeitest mit zu vielen Zielen, hast zu viele To-Dos auf deiner Liste, zu viele Deadlines und zu viele Menschen, die an deinen Aufgaben hängen. Und schon bist du schlicht überfordert. Auch ein sehr gängiges Phänomen, das zu Schwierigkeiten beim Priorisieren führt. Die Lösung – minimieren! Ja, ich weiß, geht in die Richtung Priorisieren und genau das klappt ja nicht. Aber versuche zumindest pro Tag, pro Woche, pro Projekt, pro Quartal oder pro Jahr eine Sache anzuvisieren und zumindest die ganz großen Brocken anzugehen statt aller Aufgaben. Und ich denke, die erkennst du.

Angst vor den Konsequenzen 

Wer Prioritäten setzt, der trifft die Entscheidung, eine Sache höher zu bewerten als eine andere. Das kann Konsequenzen haben. Außerdem kommt nach einer erledigten Aufgabe manchmal eine, die dir vielleicht Angst macht. Also wird die Aufgaben davor schon nicht erledigt, damit du dich nicht weiter mit dem Thema beschäftigen musst. Bei meinen Kunden kommt genau das ganz oft vor. Wenn das Produkt dann wirklich zum Verkauf angeboten wird z.B. Aus Angst, dass keiner kauft, stellen sie es gar nicht fertig und damit nicht öffentlich. Oder die Technik für den YouTube Kanal wird unendlich nach hinten geschoben, aus Angst vor der Sichtbarkeit. Hier hilft, sich vor Augen zu führen, warum du diese Aufgaben ursprünglich mal auf die Liste gesetzt hast. Du wolltest damit ja einen Zweck erfüllen (aka Ziel erreichen).

So, aber es soll ja gar nicht um die gängige Vorgehensweise und Probleme beim Prioritäten setzen gehen, sondern um ein paar ungewöhnliche Ansätze. Denn nicht immer muss die Erfüllung einer Aufgabe ein langfristiges Ziel verfolgen!

Darum habe ich dir 7 Ansätze mitgebracht, unter welchem Aspekt du dir deine To-Do-Liste auch mal ansehen und abarbeiten kannst.

1. Was macht mich jetzt gerade glücklich? 

Kennst du den Spruch: Es muss nicht immer alles Sinn machen. Oft reicht es schon, wenn es Spaß macht. 

Nach diesen Motto darfst du auch mal einen Tag lang deine To-Do-Liste bearbeiten oder zumindest spaßeshalber einmal mal danach sortieren. Wie anders sehe deine Liste aus, wenn es nicht nach Zielen, sondern nach Spaß geht. Bei einer zu großen Diskrepanz, solltest du vielleicht deine Ziele noch einmal überdenken…

2. Was würde xy (mein Vorbild) jetzt machen? 

Alternativ: Was würde Mama jetzt tun? Manchmal sind uns unsere negativen Muster ja durchaus bewusst und wir merken, dass wir uns vor etwas drücken, wir nicht in der Lage sind, für irgendwas Motivation aufzubringen oder tatsächlich einfach selber nicht weiter wissen. Die Frage danach, was jemand anders wichtig finde, kann helfen, die nötige Außenperspektive einzunehmen. Was durchaus hilfreich bei eigenem Kopfchaos sein kann.

3. Was fällt mir gerade am leichtesten?

Manchmal sind es nicht die zielführenden Aufgaben oder die, die am meisten Spaß machen, die du erledigen solltest. Sondern einfach die, die dir leicht fallen. Ich schreibe zum Beispiel sehr gerne und ziehe diese Aufgaben in der Priorität manchmal nach vorne. Einfach weil ich kann.

4. Was geht am schnellsten?

Ähnlich ist es mit Aufgaben, die schnell gehen. Ich lege regelmäßig einen Powertag ein, an denen ich nur Dinge abarbeite, die fix gehen. Terminabsprachen, kurze Erinnerungen verschicken, Updates & Backups und so ein Kram. Und manchmal lege ich diese kurzen Aufgaben auch einfach an den Anfang des Tages (trotz Eat that Frog Methode), damit ich einfach schon mal 3-5 Dinge weg habe. Wenn ich so vorgehe, setze ich meine Prioritäten also auf die Dauer der Aufgabe. Irres Gefühl, wenn man am Tag so richtig viele Aufgaben abstreichen kann!

5. Wie viel Zeit habe ich gerade zur Verfügung?

Zeitfaktoren müssen nicht immer schnell sein. Manchmal habe ich z.B. durch eine Terminabsage 90 Minuten Zeit. Dann fülle ich diese Lücke mit einer Aufgabe derselben Dauer. Oder du sitzt im Wartezimmer und weißt nicht genau, wann du dran kommst. Diese Lücken eignen sich für Aufgaben, die du gut unterbrechen kannst. 

6. In welcher Phase / Stimmung befinde ich mich gerade 

Es gibt einfach unmotivierte Tage oder welche, an denen du sehr kreativ bist oder dich einfach mutig fühlst. Dann erledige die Aufgaben, die dieser Stimmung entsprechen. Wenn du weißt, dass diese Stimmungen sich im Laufe eines Tages ändern, dann setzt du deine Tages-Prioritäten danach. Manche sind nachts besonders kreativ – ich schlafe da lieber. Du bist morgens energetischer und schaffst einfach mehr. Dann pack die Aufgaben, die mehr Energie brauchen vorne auf die Prioritätenliste.

7. Woran hängt gerade das Meiste (Nadelöhr)

Wenn an einer Aufgabe viele Folgeaufgaben oder andere Personen dran hängen, dann kann diese auch mal zur (Tages-)Priorität werden. Denn sonst staut sich alles und das will keiner. So stehen auch Dinge oben, die gerade nicht wichtig sind. Oder die eigentlich klein erscheinen, die aber in der Reihenfolge erst erledigt werden müssen, bevor es weiter gehen kann.

Du siehst, du kannst Prioritäten setzen, auch ohne ein klares Ziel vor Augen. Du kannst Aufgaben erledigen, die gerade nicht wichtig oder dringend sind. Und du kannst deine To-Do-Liste bewältigen auch ohne Überwältigung. 

Immer nur die Dinge erledigen, die Spaß machen, funktioniert zwar nicht auf Dauer, aber an manchen Tagen darfst du durchaus auch mal ungewöhnlich vorgehen.

Viel Spaß beim Ausprobieren meiner etwas anderen Art Prioritäten zu setzen.