Digitale Tools, die das Chaos im Alltag meistern

Heute habe ich Olga Weiss bei mir. Wir haben uns vor einigen Jahren in Berlin auf einem Event kennengelernt. Witziger Weise ein Event eines großen deutschen Tool-Anbieters. Olga ist nämlich ähnlich wie ich sehr digital unterwegs. Ich erinnere mich an einen ihrer Posts, in dem sie erwähnte, dass sie dank ihres Planungstools zu wirklich jedem Zeitpunkt weiß, was genau sie zu tun hat. Damals ging es um das Tool Asana.

Deshalb habe ich mir gedacht, ich hole sie für eine Folge zu mir in den Podcast und wir sprechen über digitale Tools und Apps, die uns das Alltags-Chaos erleichtern. Wir haben beide zwei Kinder und da geht es schon mal ganz schön turbulent zu.

Es gibt immer viel zu organisieren und zu bedenken, da sind Termine, Besorgungen, Fahrdienste und diverse organisatorische Dinge, die wir einfach nicht vergessen dürfen. 

Vorteile von digitalen Tools

Bianca: Wo siehst du die großen Vorteile einer digitalen Planung & Organisation im Vergleich zur Zettelwirtschaft oder einem Familienplaner in der Küche?

Olga: Der große Vorteil ist natürlich die ständige Verfügbarkeit. Es ist völlig egal, ob du im Büro oder beim Einkaufen bist, du weißt immer, wer was zu tun hat oder was in welcher Menge oder Größe zu besorgen ist.

Das Handy vergisst du meistens nicht. Autoschlüssel vielleicht, aber nicht das Handy!

Ein weiter Vorteil ist das schnelle Finden von Informationen. Zettel verschwinden in Taschen oder unter dem Sofa. Und du kannst sie nicht nach Stichwörtern durchsuchen. Bei einem digitalen Tool geht das wunderbar. Einfach ein Wort in die Suchleiste eingeben und das Tool spuckt dir genau das aus, was du gerade brauchst – ein Rezept, eine Idee, die passende Liste oder die wichtigsten Aufgaben.

Bianca: Stichwort Verfügbarkeit: Ich kaufe mir von den Apps oft die Pro Version, weil diese das Synchronisieren über alle Geräte erlauben, was in der kostenfreien Version oft ausgeschlossen ist. Ich bin ja nicht nur am Handy, sondern nutze das MacBook genauso oft wie mein iPad. Synchronisieren ist mir also super wichtig bei Tools – innerhalb meiner Geräte, aber auch mit denen anderer (Team oder Familie).

Olga: So können Geistesblitze beim Wäschewaschen, im Wartezimmer oder der Schwimmhalle mit dem Handy als Sprachnachricht aufgenommen werden und gleich als schriftliche Aufgabe ins Planungstool eingesetzt werden, auf die man dann am nächsten Tag am Rechner Zugriff hat.

Digitale Tools – unsere Favoriten

FRAGE: Welche ist deine Lieblings-App, die du täglich nutzt, ohne die es nicht mehr geht?

Olga: In folgende drei Tools schaue ich jeden Morgen:

1. Asana
2. Mein Email-Posteingang
3. Mein Google Kalender

Und privat nutze ich noch regelmäßig die folgenden zwei Apps:

Awesome Habits (ein Habit Tracker)

Flo (ein Perioden- und Zykluskalender)

Bianca: Für die, die Asana nicht kennen: Asana ist ein recht umfangreiches Projektmanagement Tool, mit dem man Projekte und Aufgaben anlegt, mit anderen zusammenarbeitet, um immer alle ToDos und Deadlines im Blick zu haben.

FRAGE: Wie nutzt du Asana privat? 

Olga: Vor allem nutze ich es als Link-Sammlung. Für Geburtstags-Party-Ideen oder Rezepte.

Bianca: Im Moment klingt das ja tatsächlich ein bisschen nach mehr Aufwand, wenn man erst ein Tool öffnen und dort Aufgaben oder Ideen eingibt, statt sie einfach schnell auf einen Zettel zu schreiben.

Olga: Ja, im ersten Moment ist es tatsächlich mehr Aufwand, weil du dich einmal hinsetzen musst, um darüber nachzudenken und zu sortieren, was man wann braucht. Dann solltest du jeden Tag einmal reinschauen und checken, was ansteht.

Fun Fact:

Einkaufslisten, mit Lebensmitteln, die man als wiederkehrende Aufgaben einstellt, können dazu führen, dass der Mann 3x Butter mit nach Hause bringt, weil die Aufgabe immer wieder erschien, nachdem er sie abgehakt hatte – das hat eine wiederkehrende Aufgabe so an sich ;-).

Ein Projektmanagement-Tool privat zu nutzen ist vielleicht nicht so gängig wie im Business. Dort werden eigene und Kundenprojekte eingestellt, es gibt einen Überblick über Aufträge und Rechnungen, weitere Zahlungsverpflichtungen und Verträge oder berufliche Termine wie dieses Interview. Mit Termin, den Fragen und dem Link zum Zoom-Raum, damit man nicht erst seine Mails durchsuchen muss mit den oft verstreuten Informationen.

Biancas Empfehlungen für digitale Tools:

1. ChatGPT App, bei der es sogar eine Spracheingabe gibt – ein Tool, das ich echt fast täglich nutze.
2. Code Check – um schnell die Zutatenliste von Lebensmitteln beim Einkaufen auf Allergene zu checken. Das spart mir beim Einkaufen extrem viel Zeit.
3. FinanzGuru – um immer alle Kontostände und Kontobewegungen im Blick zu haben

Auch wenn es etwas nerdig klingt, Urlaubs-Pack-Listen oder Vorsorgetermine in einem Tool zu verwalten, es spart Zeit und man vergisst nichts.

Deine Tools gleich morgens zu checken ist also schon eine Gewohnheit geworden, um deinen Alltag strukturiert und effizient zu meistern.

Happy Habit

Aber hast du auch ein Happy Habit? Eine Gewohnheit, die nur dem Zweck dient, dich glücklich zu machen?

Olga: Ja, ich hab mich angewöhnt, jeden Morgen früher aufzustehen als der Rest der Familie, um dann in Ruhe meinen Kaffee zu trinken und wenn ich Lust hab, dann meditiere ich, oder ich scrolle einfach nur in Ruhe auf meinem Handy rum oder lese.

Ach, und wenn ich meine Nägel mache, dann fühle ich mich unschlagbar und wie die Königin der Welt.

Was für ein geniales Happy Habit!

Danke, liebe Olga, dass du bei mir warst und mit mir über deine Digitale  Kommandozentrale für Business und Familie gesprochen hast. 

Mehr zu Olga, ihren digitalen Tools und geniale Tipps findest du unter www.olga-weiss.com