Time Boxing ist in Kombination mit Time Blocking ein Dream Team!

Die ganze Folge kannst du dir im Podcast anhören:

Was ist Time BLOCKING?

Time Blocking ist eine Methode des Zeitmanagements, bei der du deinen Tag oder besser gleich deine ganze Woche in unterschiedliche Zeitblöcke einteilst und konkrete Aufgaben den dazugehörigen Blocken zuweist. Jeder Block hat eine bestimmte Dauer und ein mehr oder weniger festes Thema.

Wenn du zum Beispiel einen Zeitblock für Telefonate einplanst, erledigst du in dieser Zeit nur deine Anrufe. Während der anderen Blöcke (wie z.B. Termine, Sport, Aufräumen) haben Anrufe dann nichts zu suchen. Wenn du sehr diszipliniert bist, gehst du nicht einmal beim Klingeln ran und rufst dann in deinem Zeitblock zurück, der natürlich am besten täglich ist.

So vermeidest du Ablenkungen durch andere Dinge und kannst dich besser auf die einzelnen Themen konzentrieren.

Worauf solltest du beim Time Blocking achten?

1. Es ist wichtig, dass du für alle deine Aufgaben übergeordnete thematische Blöcke definierst. Zur Not erstellst du einen Block “Sonstiges” für all die Aufgaben, die keinem anderen Bereich zugeordnet werden können. 
2. Die Zeitblöcke sollten einen realistischen Umfang haben. 30 Minuten Buchhaltung oder Wäsche im Monat können zwar für manche passen, für die meisten aber nicht. 
3. Lege dir auf jeden Fall Pausen- und Erholungs-Blöcke in den Kalender. Der Trick ist, dass die Zeit dann geblockt und nicht frei ist , so dass sich dort keine anderen Aufgaben einschummeln können. Also keine Buchhaltung im Mittagspausen-Block. Und kein Putzen im Relax-Block am Sonntag Vormittag!
4. Es gibt einmalige und wiederkehrende Blöcke. Einkaufen musst du vielleicht nur 1x pro Woche, aufräumen täglich.
5. Halte dich an deinen Plan. Es ist wichtig, dass du dich an deinen Plan hältst und deine Zeitblöcke einhältst. Andernfalls verpufft die Methode und ist nicht so effektiv, wie sie sein könnte.
6. ABER – Sei flexibel. Denn das Leben richtet sich nun einmal nicht nach deinem Plan! Flexibel sein, Blöcke anpassen oder Aufgaben verschieben wird an der Tagesordnung sein. Du darfst also NICHT frustriert sein, wenn deine Blöcke an den meisten Tagen anders laufen als gedacht.

WICHTIG: Es geht nicht darum, alles immer genau so durchzuziehen wie geplant, sondern darum um ein System zu haben, in dem du (zumindest theoretisch) alles unterbringst.

Je disziplinierter du bist und je weniger du von den Blöcken abweichst, umso besser und effizienter wird deine Tagesplanung und desto mehr schaffst du.

Wie funktioniert Time Blocking?

Wenn du mit einem Papierkalender arbeitest, kannst du mit (farbigen) Markierungen am Rand arbeiten und die Zeiträume an den einzelnen Tagen markieren. Farbig deshalb, damit du auf einen Blick für eine gewisse Balance zwischen den Bereichen sorgen kannst. Bunt ist aber kein Muss.

• Blau am Rand bedeutet zum Beispiel immer Haushalt (täglich von 17-18 Uhr) 
• Rot Me-Time nur für dich: lesen, Sauna, meditieren (Freitag vom 19-21 Uhr), 
• Grün = Rund um die Kinder (täglich viel Zeit einplanen :-)!) 
• Lila könnte für Soziales stehen wie Freunde treffen, Freizeitaktivitäten, Dates aller Art
• Orange Arbeit ohne Menschen sowie Gelb Zusammenarbeit mit Menschen, Kunden, Kollegen, Partnern usw. 

Das geht natürlich noch detaillierter, aber diese 5 Zeitblöcke sind schon ein guter Anfang. Warum das beim Time Blocking gar nicht viel detaillierter sein muss, erfährst du weiter unten (Stichwort Time Boxing).

Im besten Fall ist diese Planung von Woche zu Woche ähnlich oder sogar gleich ähnlich einem Stundenplan – denn meistens ist der Ablauf ja doch nicht so anders. Du kannst dich aber auch jeden Sonntag hinsetzen und die Woche auf diese Art planen.

Wenn du deine Blöcke hast, ordnest du einzelne Aufgaben den Blöcken zu und erledigst sie in der jeweiligen Zeit: 

• Block: Buchhaltung = Aufgaben: Rechnungen schreiben, Zahlungseingänge kontrollieren, Rechnungen bezahlen
• Haushalt: Geschirrspülmaschine ein- ausräumen, Wäsche waschen, Fenster putzen, Blumen gießen und und und
• Kinder: Hausaufgaben checken, spielen, Zimmer umgestalten… da gibt es ja auch vieles

Und was ist nun Time BOXING?

Weiter geht es mit der nächsten Methode, die sich hervorragend mit dem Time Blocking ergänzt.

Beim Time Boxing gibst du jeder einzelnen Aufgabe eine feste Dauer und sorgst damit dafür, dass du dich nicht in einzelnen Aufgaben verlierst und andere deshalb nicht mehr schaffst.

• Im Zeitblock Haushalt (Montag: 17-19 Uhr) gibt es dann die Aufgaben:
• Wäsche abhängen – 15 Minuten
• Bad putzen – 30 Minuten
• Betten frisch beziehen – 15 Minuten
• Spülmaschine ein- / ausräumen – 15 Min
• Kühlschrank-Check und Einkaufszettel schreiben  – 15 Minuten
• Kochen – 30 Minuten

Montags steht bei mir z.B. der Block “Blog & Podcast” im Plan und die einzelnen Aufgaben haben alle eine maximale Dauer: 

• Recherche nicht länger als 30 Minuten, 
• für das Schreiben ist eine Stunde veranschlagt, 
• die Folge aufnehmen dauert nicht länger als 20 Minuten 
• und schneiden, hochladen, Shownotes formulieren etc dann noch mal 20 Minuten. 

Daran halte ich mich so gut es geht und kann so sicherstellen, dass ich montags eine neue Folge fertig habe und danach die Zeit für andere wichtige Aufgaben da ist.

Nicht immer einfach, aber eigentlich simpel.

Am Anfang ist das Schwierigste natürlich, die Dauer der Aufgaben richtig einzuschätzen. Dafür bekommst du aber nach ein paar Mal ein gutes Gefühl. Die zweitschwierigste Sache ist dann, sich auch daran zu halten.

Kennst du das Parkinsonsche Gesetz? Es besagt, dass sich eine Aufgabe zeitlich genau so lange ausdehnt, wie sie Platz hat. Sprich, etwas dauert so lange, wie du dafür Zeit einplanst. 

Du kannst einen Blogartikel in 20 Minuten oder in 2 Stunden schreiben – wenn du willst! Wenn du also weißt, du hast nur 20 Minuten, dann geht es auch in 20 Minuten. Klar wird er dann nicht so detailliert, aber trotzdem ist ein weiterer Artikel fertig. Du kannst den Kleiderschrank in 30 Minuten oder in drei Tagen ausmisten. Entweder angucken und weg oder anprobieren und lieber noch mal bis morgen drüber schlafen. (Nein, natürlich wirst du kein Buch an einem Tag schreiben und das Wohnzimmer streichen ist auch nicht in einer halben Stunde erledigt. Aber du verstehst, was ich bzw. Herr Parkinson damit sagen wollten.)

Ein großer Nachteil von Time Boxing ist die schnell fehlende Flexibilität, wenn sich unerwartete Aufgaben oder Probleme ergeben. Wenn du deine Zeitintervalle zu sehr eintaktest, kann es schwierig sein, ausreichend gut auf neue Herausforderungen zu reagieren.

So gehst du beim Time Blocking / Time Boxing vor

1. Lege deine Zeitblöcke grob fest. Orientiere dich gerne an meinen 5 Beispielen. Beachte dabei deine Tagesform, feste Termine (wie Trainingszeiten, Nachhilfe oder Therapiezeiten, wiederkehrende Meetings etc)
2. Dann solltest du eine Aufgabenliste erstellen. Bestimme die Aufgaben, die du innerhalb der vorher festgelegten Zeitblöcke erledigen musst.
3. Dann bestimmst du für jede Aufgabe eine maximale Dauer 
4. In jedem Zeitblock solltest du einen Zeitpuffer einbauen, falls eine einzelne Aufgabe doch länger dauert. Wenn du jede der Aufgaben in der geplanten Zeit erledigst und der Puffer dann übrig ist, wirst du dich sicher nicht nicht langweilen.

Es gibt im Netz auch die Vorgehensweise, erst alle Aufgaben plus Dauer festzulegen und dann die Zeitblöcke einzutragen. Aber ganz ehrlich, wenn ich alle Aufgaben alleine aus dem Haushalt oder alle aus dem Business aufliste, selbst wenn sie nur 15 Minuten dauern würden, ich würde NIE alles in einer Woche unterkriegen. Dann würde so ein Business-Block jeden Tag 8 Stunden dauern, der Haushalts-Block ebenfalls, der Kinderblock ist ja auch noch da und zum Schlafen käme ich dann gar nicht mehr.

Also teile ich mir den Tag erst in realistische und machbare Blöcke, packe dann ein paar der Aufgaben rein und was nicht in diese Woche passt, muss in den nächsten Block in der nächsten Woche wandern. Nicht schön, aber immerhin realistisch!

Natürlich funktionieren beide Zeitmanagementsytheme auch unabhängigvon einander, aber sie sind schon ein verdammt gutes Team, so dass ich dir emfpehle, beide zusammen einmal auszuprobieren.

Tipps:

• Wirklich wichtig ist die realistische Zeiteinschätzung. Spätestens nach 3 Mal solltest du nachjustieren, wenn du mit der Zeit nicht hinkommst.
• Vermeide Ablenkungen während jeder Timebox. Konzentriere dich auf EIN Thema bzw. eine Aufgabe.
• Verwende einen Timer mit einem lauten Alarm oder einer Benachrichtigung, um sicherzustellen, dass du das Zeitfenster nicht überschreitest.
• Wenn du eine Aufgabe vor Ablauf der Zeitbox erledigst, nutze die verbleibende Zeit für eine Pause oder um die nächste Aufgabe zu beginnen.

Tools:

Es gibt eine Vielzahl von Tools, die Time Blocking und Time Boxing unterstützen. Hier sind einige Beispiele:

1. Google Kalender – Mit Google Kalender kannst du sehr einfach Zeitblöcke erstellen und Aufgaben zuweisen. Auch die farbliche Markierung wird unterstützt.
2. Trello – Trello ist ein Projektmanagement-Tool, das sich hervorragend für Time Blocking und Time Boxing eignet. Du kannst Aufgaben in Boards organisieren und jedem Board eine bestimmte Zeit zuweisen.
3. Todoist – Todoist ist eine Aufgabenmanagement-App, die es ermöglicht, Aufgaben in Projekte und Unteraufgaben zu unterteilen. Du kannst Aufgaben auch mit bestimmten Terminen versehen, um sie zu “blocken”.
4. Pomodoro-Technik-Timer – Es gibt unglaublich viele Timer-Apps, die auf der Pomodoro-Technik basieren, bei der du in Intervallen von 25 Minuten arbeitest und dann eine kurze Pause machst. Diese Art von Timer ist perfekt für Time Boxing.
5. RescueTime – RescueTime verfolgt deine Aktivitäten auf dem Computer oder Mobilgerät. So siehst du, wie viel Zeit du mit bestimmten Aktivitäten verbringst.
6. Forest – Forest ist eine App, die dich davon abhält, dein Telefon zu benutzen, indem du einen virtuellen Baum pflanzst. Je länger du die App geöffnet hast und keine andere öffnest, desto größer wird der Baum. Das ist eine großartige Möglichkeit, um Ablenkungen während der Time Blocking- oder Time Boxing-Sitzungen zu vermeiden.
7. TickTick – mit dieser Software arbeite ich selbst. Es ist eine Mischung aus Kalender, ToDo-Listen, Gewohnheitstracker und funktioniert für mich hervorragend.

Es lohnt sich, einige auszuprobieren, um zu sehen, welche am besten zu deinem Arbeitsstil und deinen Bedürfnissen passt.