Kaizen – Die Kunst, dich kontinuerlich zu verbessern

Produktiv & effizient

Das ursprüngliche Management-System Kaizen kommt aus dem Japanischen und bedeutet schlicht “Verbesserung”. (Kai = Veränderung, Zen = zum Guten). Im unternehmerischen Kontext der westlichen Welt heißt das ganze dann KVP: ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess.

in diesem Artikel zeige ich dir, wie du das KaiZen Prinzip auf dein Business, aber auch auf dein Privatleben anwenden kannst.

5 wichtige Kaizen-Regeln

  1. Kaizen funktioniert unter realen Bedingungen (Gemba) – also nix mit grauer Theorie, die du dir am Schreibtisch zusammenreimst. Wenn du einen Bereich verbessern möchtest, mach dich auf an den Ort der Tatsachen. Sprich mit den Kunden, ab in den Keller oder nimm die Kontoauszüge wirklich in die Hand. 
  2. Stell Bestehendes in Frage und trau dich alte und vertraute Konzepte, Wege, Produkte abzuschaffen.
  3. Verlasse dich auf Daten und nicht auf (einzelne) Meinungen. So schön dein Bauchgefühl und deine Intuition manchmal sind, um etwas zu verbessern, brauchst du Fakten, keine grobe Ahnung. Tracking hilft. Wo geht dein Geld oder deine Zeit hin, machst du wirklich so viel im Haushalt, wie viel snackst du tatsächlich zwischendurch und wie lange brauchst du konkret für einen Instagram Post?
  4. Auch wenn es um langfristige Verbesserung geht, bei den einzelnen kleinen Schritten geht es nicht um Perfektion. Wähle die praktikabelste und nachhaltigste Lösung.
  5. Verbessere jeden Tag eine kleine Sache (oder nimm sie zumindest unter die Lupe) – der Erfolg kommt durch Kontinuität und Konsistenz.

Das 5S-Prinzip 

Hier geht es um 5 japanischen Begriffe, die alle mit dem Buchstaben „S“ beginnen, ergänzt durch 5 deutsche Begriffe, die du dir sicher besser merken kannst. Manchmal findest du auch die 5A Methode, wo die Begriffe dann mit A beginnen.

  1. Seiri: Entferne Unnötiges aus deinem Arbeitsbereich!  SELEKTIEREN 
  2. Seiton: Ordne die Dinge, die nach Seiri geblieben sind! SORTIEREN (gleiches zu gleichem, ordne sinnvoll) 
  3. Seiso: Halte deinen Arbeitsplatz sauber! SAUBERMACHEN (braucht keine Erklärung, oder?)
  4. Seiketsu: Mache Sauberkeit und Ordnung zu deinem persönlichen Anliegen! STANDARDISIEREN (Reinigungspläne, alles hat seinen Platz, arbeite mit Farbcodes)
  5. Shitsuke: Mache 5S durch Festlegen von Standards zur Gewohnheit SELBSTDISZIPLIN (halte dich an deine Regeln, checke und justiere stetig)

5-Why-Methode

Frage 5x Warum, um bis zum eigentlichen “Fehler-Faktor”, also der Ursache eines Problems zu kommen. Auch wenn Mütter das ständige Warum der Kinder hassen, dieses  Vorgehen hilft, um zum Kern des Problems zu kommen. Die Kinds fragen, um zu verstehen (ja, manchmal auch, um zu nerven) – du fragst, um zu verbessern. 

3-Mu-Checkliste

Um Quellen der Verschwendung zu entdecken oder Ursachen von Problemen aufzudecken, gibt es im Kaizen zahlreiche Checklisten, die bei der Analyse helfen sollen. Ein einfaches Beispiel ist die 3-Mu-Checkliste. Sie ist benannt nach drei japanischen Begriffen:

  1. Muda: Verschwendung (wie z.B. Wartezeiten, Umwege, Zeitfresser, Fenster putzen bei Regen, Features, die der Kunde gar nicht braucht)
  2. Muri: Überlastung (Müdigkeit, zu viele Aufgaben, aber auch technisch nicht geeignet wie alter PC
  3. Mura: Abweichung in den Prozessen (Ungleichgewicht, Unregelmäßigkeit, Schwankungen im Prozess)

6W / 7W-Checkliste

Eine weitere Checkliste zur Analyse der Verbesserungspotenziale ist die 6W-Checkliste. Grundlage sind die sieben Fragewörter: Wer? Was? Wo? Wann? Warum? Wie? Wieso? Daran hängen dann wiederum unterschiedliche Fragen:

  1. Wer: Wer macht es generell und wer macht es gerade? Wer sollte es machen oder wer kann es noch machen? 
  2. Was: Was ist zu tun bzw. was davon wird gerade getan? Was kann noch gemacht werden und was soll nicht gemacht werden?
  3. Wo: Wo soll es getan werden? Wo wird es getan? Wo kann es noch getan werden? Wo sollte es noch getan werden?
  4. Wann: Wann wird es gemacht? Wann wird es wirklich gemacht? Wann soll es gemacht werden? Wann kann es sonst gemacht werden? Wann soll es noch gemacht werden?
  5. Warum: Warum macht dieser Mitarbeiter es und warum soll es hier gemacht werden? Warum wird es zu diesem Zeitpunkt gemacht? 
  6. Wie: Wie soll es laut Plan gemacht werden? Wie wird es wirklich gemacht?
  7. Wieso: Die Frage nach dem Sinn ist wie überall auch hier wichtig. Jeder sollte erkennen, wieso Ziele, Aufgaben, Prozesse so und nicht anders gemacht werden.

Was hat Kaizen nun mit meinem Podcast zu tun?

KaiZen spiegelt genau das wieder, was ich hier bei Habits by Design und auch mit Simply DNA erreichen möchte: eine einfache und langfristige Verbesserung

Um die KaiZen Methode für dich auszuprobieren, empfehle ich dir das Buch der Autorin Sarah Harvey (Affiliate-Link). Das englische Original hat viele top Bewertungen. 

Ein umfangreicher und praxisnaher Artikel zur Anwendung der japanischen Prinzipien im HAUSHALT findest du bei Utopia.

https://utopia.de/ratgeber/haushalt-organisieren-ordnung-halten-alltag-planen-weniger-verschwenden/

Gib dieser Methode mal eine Chance, du kannst mit kleinen Schritten, viel Reflexion und Ehrlichkeit eine Menge erreichen.

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